INTEGRAREA ŞI ADAPTAREA PROFESIONALĂ A BIBLIOTECARILOR: TUTORING, MENTORING ŞI COACHING


Integrarea are loc în urma desfăşurării operaţiilor de socializare şi adaptare la componentele relaţional-normative şi la aspectele profesionale. Astfel, procesul de integrare este rezultatul socializării, adaptării şi asimilării.

Socializarea este procesul prin care un nou angajat învaţă misiunea, scopurile, obiectivele instituţiei, mijloacele prin care se ating acestea, responsabilităţile ce îi revin, modele comportamentale cerute, regulile şi principiile care permit menţinerea identităţii şi integrităţii instituţionale, filosofia ce ghidează politica instituţională.

Adaptarea cuprinde comportamentele persoanei corelate la condiţiile variabile ale mediului în care munceşte, proces de transformare, de ajustare la valorile şi interesele comune ale instituţiei.

Asimilarea este o altă etapă prin care persoana participă la realizarea rolurilor şi respectă modelele de comportament, formînd un echilibru funcţional al părţilor.

De calitatea şi de modul în care se efectuează procesul de integrare depinde impresia pe care angajatul îşi va face despre instituţie şi membrii săi. Lăsînd la voia întîmplării sau în sarcina noului venit integrarea în instituţie, nefacilitînd acomodarea şi acceptarea acestuia, o bună parte dintre noii angajaţi părăsesc la scurt timp instituţia sau prezintă o evoluţie descendentă a randamentului şi performanţelor specifice poziţiei ocupate. Acest fapt poate avea consecinţe negative asupra imaginii instituţiei în exterior, fapt care poate conduce în timp la apariţia dificultăţilor în procesul de atragere a unor noi angajaţi.

Începutul activităţii este ajustat continuu de standarde de îndeplinire a responsabilităţilor, printr-o abordare sistemică a postului, prin socializarea conform culturii instituţionale existente (norme, credinţe, valori).

 Integrarea şi adaptarea profesională la BM vizează o serie de obiective:

1) sprijinirea noilor angajaţi în familiarizarea cu condiţiile de muncă;

2) facilitarea acomodării noului angajat cu grupul de muncă;

3) crearea unei atmosfere de siguranţă şi de apartenenţă.

Prima etapă a integrării are loc înainte de angajare. Candidatul are informaţii despre bibliotecă din diferite surse: din publicaţii, relaţii personale.

Instalat în postul său, noul angajat este prezentat colegilor de compartiment şi superiorilor ierarhici. Directorul de bibliotecă, şeful de filială, managerul de departament este prezentat la prima şedinţă operativă lunară după angajare de către directorul general al BM. Angajatul este orientat (socializat) cu instituţia, compartimentul şi postul de muncă. Prezentarea postului scoate în evidenţă cinci elemente-cheie:

l      acurateţea informaţiilor – informaţii corecte;

l      specificarea – informaţii focalizate pe caracteristici esenţiale şi particulare ale postului;

l      profunzimea – informaţii despre politica managerială, politica subdiviziunii în care va lucra;

l      credibilitatea – gradul în care informaţiile transmise sînt crezute de către candidat;

l      importanţa – informaţii noi care sînt dificile de obţinut din alte surse.

După angajare, orientarea formală are loc la două niveluri: la nivelul instituţiei şi la nivelul departamentelor specializate. Responsabilitatea pentru integrarea profesională a noului angajat îi revine Serviciului personal, managerului superior, managerilor intermediari, şefilor de filiale şi mentorului.

Programul de orientare al BM cuprinde următoarele componente:

Orientare generală la nivelul instituţiei

Orientare specifică la nivelul compartimentului (filialei, departamentului, serviciului, oficiului)

1. Instituţia – istorie, structura organizatorică, servicii, produse, lista cu numerele de telefon ale persoanelor care răspund de anumite probleme 1. Funcţiile compartimentului – structura, funcţiile, obiectivele compartimentului, regulamente
2. Politici şi proceduri – programul de lucru, concedii, absenţe, promovări, instruire 2. Sarcinile postului – informarea despre sarcinile postului, obligaţiile salariatului
3. Salarizare – trepte de salarizare, munca suplimentară, plata concediilor 3. Politici şi proceduri – programul departamentului, compartimentului, disciplina muncii, securitatea
4. Beneficii, facilităţi – asigurări, pensionare, deplasări 4. Cunoştinţă cu salariaţii compartimentului
5. Securitate – tehnica securităţii, igiena muncii, măsurile de securitate antiincendiară şi cu alte reguli de protecţie a muncii

BM pentru a asigura succesul procesului de integrare utilizează două forme de instruire: mentorat şi coaching. Ele produc efecte rapide şi de durată, demonstrează implicarea totală a bibliotecii în dezvoltarea angajaţilor şi a managementului participativ.

Ca activitate instituţională, mentoratul este o relaţie între o persoană cu mai multă experienţă, capabilă să ofere sprijin unui nou-venit. Abilităţile şi competenţele profesionale ale mentorului măresc viteza socializării, asigură oportunităţi pentru interacţiuni interpersonale calitative, accentuează identificarea şi implicarea în instituţie. Mentorul are următoarele obiective generale:

1) susţinerea noului angajat;

2) integrarea în echipa de lucru şi dezvoltarea acesteia;

3) asimilarea cunoştinţelor necesare unui post;

4) îmbunătăţirea comunicării şi a climatului instituţional;

5) dezvoltarea unor abilităţi şi capacităţi profesionale.

Funcţiile mentorului:

1) sociale:

      • integrează noul angajat în mediu;
      • îl ghidează în legătură cu normele, valorile, tabuurile din cultura instituţională;
      • îl familiarizează cu stilul de lucru;
      • favorizează avansarea în mediul instituţional;

2) legate de practica profesională:

  • susţinerea profesională a angajatului la nivel informaţional;
  • antrenarea protejatului pentru a-şi forma deprinderi practice legate de muncă;
  • propune situaţii provocatoare şi îi furnizează ocazii pentru exersarea abilităţilor;
  • acordă feed-back direct, util şi constructiv;
  • este model pentru angajat;

3)  personale:

  • susţinerea morală a angajatului;

Mentoratul cuprinde următoarele aspecte emoţionale:

  • adaptabilitatea – pentru că în primele săptămîni noul angajat trebuie să se adapteze unei culturi noi, unor responsabilităţi, unor colegi noi de muncă;
  • optimismul – pentru a nu se demotiva sau a fi copleşit de pesimism în faţa provocărilor apărute;
  • „conştientizarea” instituţională – aspectul informal va ajuta la adaptarea mai rapidă;
  • managementul conflictului – inevitabil, într-o cultură nouă pot apărea conflicte din necunoaşterea căilor adecvate de acţiune;
  • încrederea în sine – dezvoltarea sentimentului propriei valori.

O altă modalitate de dezvoltare a personalului este coachingul (termen preluat din sport, avînd sensul de îndrumare asigurată de o persoană – coach – care acţionează ca un antrenor, oferind sistematic nu numai sfaturi şi recomandări, ci şi încurajare[1]) care este viabil pentru sprijinirea angajaţilor, pentru integrarea lor pe posturi superioare. Coachingul este important pentru manageri, şefi de filiale, directori care au fost numiţi recent pe post. Alegerea unui „coach” este o responsabilitate majoră. Calităţile necesare vor ajuta la obţinerea unor succese şi la descoperirea de noi abilităţi. Printre cele mai importante cerinţe de selecţie a unui coach („eminenţa cenuşie”) sunt: carisma, empatia, expert în procesele de administrare, imparţialitatea, abilităţi de comunicare, capacitatea de analiză şi sinteză. Coachingul ajută pentru a debloca potenţialul unei persoane în vederea maximizării performanţei  şi de a-l ajuta să înveţe învăţându-le.

Puterea mentorului constă în învăţăminte şi cunoştinţe, ghidaj şi sfătuire, iar prin coaching se facilitează dezvoltarea calităţilor personale, orientarea spre de noi „transformări” la un nivel de performanţă mai ridicat.

De multe ori se confundă termenii de coaching şi mentoring. Deşi au legături, ele nu sunt la fel. Înţelegerea definiţiei de mentorat este esenţială. Mentoratul este “relaţional”, în timp ce coachingul este “funcţional”. Există şi alte diferenţe semnificative.

Coaching caracteristici: are loc în limitele relaţiilor de la un oficial manager-angajat; accentul este pus pe dezvoltarea indivizilor din cadrul locului de muncă actual; relaţia este funcţională, care decurge din necesitatea ca indivizii să îndeplinească sarcinile necesare; coaching-ul iniţiază şi conduce relaţia care se finisează atunci cînd individul a învăţat.

Cracteristicile de mentorat: concentrat pe dezvoltarea profesională; un mentor oferă suport profesional şi personal; relaţiile pot fi iniţiate de mentor sau de instituţie şi au loc şi dincolo de limitele instituţionale; program oficial. Mentoring-ul şi tutoring-ul au o arie semantică destul de asemănătoare, ceea ce genereaza multe confuzii. Astfel, tutoring-ul este responsabil de inserţia profesională: un salariat mai profesionist îl învaţă pe noul venit în echipă, facilitînd efortul de integrare şi de adaptare la mediul profesional. În ultimul timp tutoring-ul ia forma unor documente, politici scrise sau ghiduri în format electronice, devenind un produs. Aşa apare şi titlul de „tutoriale” în compartimentele formare profesională.

Integrarea în instituţie printr-o activitate stabilită formal atrage pentru angajat o cunoaştere a BM într-o manieră mai rapidă şi mai organizată decît în cazul în care lucrul acesta se desfăşoară în mod întîmplător. Proaspătul angajat primeşte un sprijin, lucru care are un efect pozitiv pentru perioada critică pentru el – cea de început.

Tatiana COŞERI, director adjunct BM


[1] Cardon, Alain. Coaching pentru echipele de directori.-Bucureşti : Codecs, 2003.-P.1.

Răspunde. Expuneți părerea.

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s