Mesajul scris – “carte de vizită” în consolidarea brandului BM


(sinteză de la Master-class Aspecte comunicaţionale privind consolidarea brandului: forme şi metode de comunicare scrisă)

Pe parcursul anului 2010 sunt organizate acţiuni de formare profesională privind utilizarea corectă a mărcii BM. Scrisoarea este o “carte de vizită” a Bibliotecii Municipale în crearea unui climat favorabil şi benefic în relaţiile de parteneriat. Astfel, cunoaşterea tipului de corespondenţă, etapelor de întocmire a scrisorilor şi a elementelor unei scrisori este un angajament şi o responsabilitate pentru Echipa Hasdeu în consolidarea brandului.

Corespondenţa include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori).

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.

Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii.

a) după criteriul de circumscriere:

corespondenţa internă (între compartimente sau responsabili ai aceleiaşi instituţii);

corespondenţa externă (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau persoană).

b) după domeniul de activitate:

corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea etc);

corespondenţa administrativă (raportul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia);

corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare etc);

corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, scrisoarea de garanţie etc);

c) după scopul ei:

corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică);

corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seamă);

corespondenţa de constatare (procesul verbal);

corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia);

d) după criteriul accesibilităţii:

corespondenţa secretă (transmisă în sistemul instituţionalizat);

corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate formele materiale ale corespondenţei – scrisoare, fax, e-mail).

e)după iniţiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniţială;

de răspuns;

de revenire.

f) după criteriul suportului:

corespondenţa clasicăscrisoarea;

corespondenţa telegrafică telegrama, telexul;

corespondenţa electronică e-mail-ul.

ÎNTOCMIRII UNEI SCRISORI

  • Stabilirea scopului
  • Documentarea constă în culegerea informaţiilor necesare pentru tratarea subiectului. Informaţiile se pot obţine prin: studiul corespondenţei deja existente; folosirea documentaţiei interne şi externe; consultarea actelor normative care reglementează probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei.

  • Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schiţe.

  • Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne până la obţinerea formei finale. În această etapă se acordă atenţie deosebită introducerii (care constituie cartea de vizită a textului), cuprinsului (care trebuie să se deruleze logic) şi încheierii (care sintetizează mesajul textului, reprezentând „ultima impresie” cu care rămâne destinatarul).

  • Revizuirea şi corectarea – textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului şi pe fragmente mai mari sau mai mici, verificând organizarea textului (structura, ierarhizarea şi adunarea ideilor), controlând şi corectând greşelile gramaticale, de punctuaţie.

ELEMENTELE COMPONENTE ALE SCRISORII

Conform uzanţelor internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură: antet; numărul şi data; formula de salut/de adresare; obiectul scrisorii; conţinutul; formula de încheiere/de salut; semnătura; anexe.

Formula de salut/de adresare: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru, Stimate coleg.

Obiectul scrisorii: Prin prezenta vă informăm că ……, Vă aducem la cunoştinţă că …; Pentru confirmarea dumneavoastră vă comunicăm că …; Avem plăcerea de a vă informa că …; Suntem încântaţi/bucuroşi/fericiţi să vă informăm că …; Ne folosim de acest prilej pentru …; Obiectul scrisorii noastre este: să vă informăm despre …, să vă anunţăm …, să vă avertizăm de …, să vă atragem atenţia în legătură cu ….; Ca răspuns la

scrisoare dumneavoastră nr. … din data de …; Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dumneavoastă din …; Referitor la scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …; Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …; Revenim la scrisoarea noastră nr. … din data de …; Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la scrisoarea noastră nr. …

Formula de încheiere/de salut: Aşteptăm cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră; Vă mulţumim pentru încrederea /sprijinul/confirmarea acordată; Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această regretabilă eroare nu va afecta buna noastră cooperare; Vă rog să primiţi, Domnule Preşedinte, omagiul celui mai profund respect; Vă rog să primiţi, Domnule Ambasador, Excelenţa Voastră, asigurarea întregii noastre stime

Sperăm că aceste recomandări vor fi utile în scrierea unei scrisori care va forma şi promova imaginea instituţională – brandul BM.

Tatiana COŞERI

Răspunde. Expuneți părerea.

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s